4.1　总体要求

应按本标准的要求建立知识产权管理体系，实施、运行并持续改进。形成知识产权管理体系文件，包括：

a)知识产权方针和目标；

b)知识产权手册；

c)本标准要求形成文件的程序和记录。

注1：本标准出现的“形成文件的程序”，是指建立该程序，形成文件，并实施和保持。一个文件可以包括一个或多个程序的要求；一个形成文件的程序的要求可以被包含在多个文件中。

注2：上述各类文件的存在媒介可以是纸质文档，也可以是电子文档或声像资料。

4.2　知识产权方针

应制定知识产权方针并确保：

a)符合法律法规和政策的要求；

b)与科研组织的使命定位和发展战略相适应；

c)在持续适宜性方面得到评审；

d)得到全体科研组织员工、学生的理解和有效执行。

4.3　知识产权手册

编制知识产权手册并保持其有效性，包括：

a)知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；

b)人力资源、实验室、合同、保密、项目管理以及后续管理中的知识产权相关文件；

c)基础设备、财务资源、信息资源等方面涉及的知识产权相关文件；

d)知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；

e)知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。

4.4　文件管理

知识产权管理体系文件应予以控制并确保：

a)文件发布前要审核和批准；文件更新后再发布前，要重新审核、批准；

b)文件内容表述明确、完整，保管方式和保管期限明确；

c)建立、保持和维护知识产权记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；

d)按文件类别、秘密级别进行管理，易于识别、取用和阅读；

e)对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理；

f)因特定目的需要保留的失效文件，应予以标记。